У вас есть сотрудники, клиенты или сайт?
Значит, вы, скорее всего, уже работаете с персональными данными.
ФИО, телефон, e-mail, данные сотрудников, сведения клиентов, резюме кандидатов — всё это может обрабатываться в вашей компании каждый день.
При этом соответствие требованиям 152-ФЗ — это не только Политика обработки персональных данных на сайте.
Важно понимать:
- какие персональные данные обрабатывает компания;
- для каких целей они используются;
- где и в каких информационных системах хранятся;
- кто имеет к ним доступ;
- какие документы регулируют работу с данными;
- соответствуют ли документы реальным процессам компании;
- кто отвечает за их актуальность.
Именно здесь у многих компаний возникает проблема.
Узнаёте себя?
«У нас есть Политика на сайте, но когда её последний раз обновляли — никто не помнит».
«Документы когда-то скачали из интернета и адаптировали под себя».
«Мы поменяли CRM, добавили новые сервисы, а документы остались прежними».
«Не понимаем, какие согласия действительно нужны».
«Не знаем, нужно ли нам уведомлять Роскомнадзор».
«Если понадобится предоставить документы, придётся собирать их по разным папкам».
«Не уверены, что наши документы соответствуют тому, как компания реально работает».
152-ФЗ — это не один документ
Одна из самых распространённых ошибок — считать, что достаточно разместить Политику обработки персональных данных на сайте.
На самом деле работа с персональными данными связана с целым комплексом процессов и документов.
Например, персональные данные могут проходить такой путь:
Сайт → Заявка → CRM → Договор → Бухгалтерия → Электронная почта → Кадровая система → Архив
И документы компании должны отражать реальные процессы обработки данных.
Причём сами процессы тоже меняются.
Компания внедряет новую CRM, подключает облачный сервис, меняет сайт, начинает использовать новые формы заявок, нанимает сотрудников — и документацию необходимо оценивать с учётом этих изменений.
Поэтому работа с персональными данными — это не разовая подготовка папки документов.
Это процесс, которым необходимо управлять.
А знаете ли вы, какие обязанности есть именно у вашей компании?
Не существует универсального комплекта документов, одинакового для всех организаций.
Всё зависит от того, какие данные вы обрабатываете, для каких целей, каким способом и в каких информационных системах.
Например, отдельного внимания могут требовать:
- данные сотрудников;
- данные клиентов;
- данные кандидатов;
- данные посетителей сайта;
- данные, поступающие через CRM;
- сведения, передаваемые подрядчикам;
- документы, связанные с информационными системами;
- согласия субъектов персональных данных;
- документы, связанные с уведомлением Роскомнадзора.
В общем случае оператор до начала обработки персональных данных должен уведомить уполномоченный орган о намерении осуществлять такую обработку, однако законодательство предусматривает исключения. Поэтому этот вопрос необходимо оценивать применительно к конкретной организации.
Именно поэтому мы не предлагаем начинать с поиска «универсального шаблона».
Сначала нужно разобраться в ситуации вашей компании.
152DOC — когда документация становится управляемой
152DOC — специализированный сервис, который помогает систематизировать подготовку документации в области персональных данных.
Сервис позволяет вводить сведения об организации, формировать документы и работать с ними в едином рабочем пространстве.
В 152DOC предусмотрен пошаговый «Мастер-заполнения»: он помогает внести сведения об организации, показывает незаполненные поля и ошибки, а часть информации может быть получена из официальных источников.
После заполнения сервис автоматически формирует комплект документов в редактируемом формате.
При изменении форм документов пользователь получает уведомления, чтобы своевременно обратить внимание на необходимость актуализации документации.
Проще говоря:
Вы рассказываете сервису о своей компании → Формируете необходимую документацию → Проверяете её применительно к своим процессам → Поддерживаете документы в актуальном состоянии.
Что можно делать в 152DOC
В зависимости от конфигурации сервиса доступны различные инструменты для подготовки документации.
В том числе:
Комплект организационно-распорядительной документации
Для систематизации внутренних документов, регулирующих работу с персональными данными.
Уведомление в Роскомнадзор
Для подготовки сведений, необходимых оператору при взаимодействии с регулятором.
Конструктор согласий
Для подготовки документов, связанных с получением согласия на обработку персональных данных.
Модель угроз
Для решения задач, связанных с оценкой угроз безопасности персональных данных.
Комплект документов по СКЗИ
Для соответствующих сценариев использования средств криптографической защиты информации.
152DOC объединяет эти инструменты в единой системе и использует общий набор сведений об организации.
Что вы получаете в результате
Порядок в документах
Вместо разрозненных файлов — структурированный рабочий процесс.
Экономию времени
Не нужно каждый раз начинать подготовку документов с чистого листа.
Понимание текущей ситуации
Вы можете систематизировать информацию о том, как компания работает с персональными данными.
Контроль изменений
152DOC уведомляет об изменениях форм документов, помогая вовремя обратить внимание на необходимость их актуализации.
Возможность получить экспертную помощь
Если вы не хотите самостоятельно разбираться во всех нюансах, работу с сервисом можно организовать при поддержке специалиста.
Кому особенно полезен 152DOC?
Малому и среднему бизнесу
Когда отдельного специалиста по персональным данным нет, а ответственность за организацию процессов лежит на руководителе или одном из сотрудников.
Компаниям с большим количеством сотрудников
Когда документации много и важно не потерять контроль над её актуальностью.
Компаниям, использующим CRM и облачные сервисы
Когда персональные данные проходят через несколько информационных систем и сервисов.
Интернет-магазинам и компаниям с сайтами
Когда данные клиентов поступают через формы заказа, обратной связи и другие цифровые каналы.
Образовательным организациям
Когда одновременно обрабатываются данные сотрудников, учащихся, родителей и других категорий субъектов.
152DOC — не волшебная кнопка
И здесь мы хотим быть максимально честными.
Сам по себе сервис не делает компанию автоматически соответствующей 152-ФЗ.
152DOC — инструмент, который помогает систематизировать документацию и сократить ручную работу.
Но документы должны соответствовать реальным процессам вашей компании.
Если в компании изменились CRM, сайт, порядок доступа сотрудников, состав используемых сервисов или другие процессы обработки данных — это необходимо учитывать.
Поэтому мы в «Адитум-Софт» предлагаем не просто приобрести сервис.
Почему 152DOC + «Адитум-Софт»
Потому что программный сервис — только часть решения
«Адитум-Софт» — компания, которая работает с программным обеспечением и IT-решениями для бизнеса.
Мы смотрим на задачу не только с точки зрения документации, но и с точки зрения того, как реально устроена IT-среда компании.
Мы поможем:
01. Разобраться в ситуации
Определить основные процессы обработки персональных данных в вашей компании.
02. Определить зоны внимания
Понять, какие документы и процессы необходимо проверить и актуализировать.
03. Подобрать подходящий тариф 152DOC
Определить подходящий вариант решения под ваши задачи.
04. Начать работу с сервисом
Помочь разобраться с его возможностями и организовать работу.
05. Сопровождать дальше
Потому что работа с персональными данными не заканчивается после формирования первого комплекта документов.
Наша задача — не просто продать вам сервис.
Наша задача — помочь вам навести порядок.
Проверьте свою ситуацию за 5 минут
Ответьте на несколько простых вопросов.
В компании есть сотрудники?
Вы заключаете договоры с физическими лицами?
На сайте есть формы обратной связи или заявки?
Используется CRM?
Персональные данные хранятся в облачных сервисах?
Есть документы по работе с персональными данными?
Вы уверены, что эти документы соответствуют реальным процессам?
Вы понимаете, кто отвечает за их актуальность?
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Частые вопросы
Нужно ли моей компании соблюдать 152-ФЗ?
Если организация осуществляет обработку персональных данных, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Конкретные обязанности зависят от характера и способов обработки.
Достаточно ли разместить Политику обработки персональных данных на сайте?
Нет. Политика — только один из элементов организации работы с персональными данными. Необходимо учитывать реальные процессы обработки данных и соответствующую документацию.
Можно ли просто скачать готовые шаблоны из интернета?
Можно, но универсальный шаблон не учитывает особенности конкретной организации.
Документы должны соответствовать реальным процессам компании.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор?
В общем случае оператор до начала обработки персональных данных должен уведомить уполномоченный орган. При этом законодательством предусмотрены исключения.
Если вы не уверены, распространяется ли обязанность на вашу ситуацию, лучше разобраться с этим применительно к конкретной компании.
Нужно ли обновлять документы?
Да, документация должна соответствовать актуальным требованиям и реальным процессам компании.
152DOC предусматривает уведомления об изменениях форм документов, помогая своевременно обратить внимание на необходимость актуализации.
Может ли 152DOC гарантировать отсутствие штрафов?
Нет. И мы не обещаем этого клиентам.
Сервис помогает систематизировать документацию и работу с ней, но соблюдение требований законодательства зависит от реальных процессов компании и организационных и технических мер.
Не знаете, с чего начать?
Это нормально.
Вам не обязательно самостоятельно изучать весь 152-ФЗ и искать десятки шаблонов документов.
Расскажите нам немного о своей компании — мы поможем определить, какие вопросы по работе с персональными данными требуют внимания и подходит ли вам 152DOC.